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Gestão Documental & Tecnologia Voip

 

A Gestão Documental, na realidade actual das organizações, representa um papel fundamental para a obtenção de vantagens competitivas relativamente à concorrência. Mas só as conseguirá obter, quem realmente se preocupar com o tema.

Um sistema de Gestão Documental & Workflow é muito mais do que um sistema de informação integrado. Um sistema deste tipo é um conjunto de serviços, metodologias e tecnologias, que combinados entre si fornecem uma solução para a maioria dos problemas com que as organizações se debatem nos dias de hoje, nomeadamente:
Desorganização da informação
Rentabilização do conhecimento gerado
Insuficiente aproveitamento dos recursos
Baixa produtividade, desempenho e eficácia nas diferentes áreas operacionais
Fraco atendimento ao cliente

Um dos objectivos dos sistemas de gestão documental comercializados pela VerdeData é ajudar os clientes a pensar o seu próprio futuro fornecendo, através do iPortalDoc, uma solução para estes mesmos problemas.

Benefícios da Gestão Eletrónica dos Documentos:
Melhoria no acesso à informação dentro da organização;
Informação sempre acessível e a vários utilizadores simultaneamente;
Gestão do ciclo de vida dos documentos em toda a organização;
Redução da circulação da informação em suporte papel;
Rentabilização do espaço físico;
Maior eficácia e eficiência da consulta;
Maiores níveis de segurança dos documentos digitais;
Redução de custos;
Gestão do ciclo de vida dos documentos, controlo das versões e acesso, sem esquecer as questões relacionadas
com a integridade e segurança da informação.
Facilidade de utilização, que implica um formação reduzida;
Integração no ambiente de trabalho dos utilizadores e na intranet;
Integração com aplicação de fax.
Configuração parametrizável de acordo com as necessidades da organização
Acessibilidade em termos económicos à maioria das pequenas e médias empresas

Para quem?
Para todas as organizações do sector público e privado: Câmaras Municipais; Juntas de Freguesia; Governos Civis; Empresas de Águas e Saneamento; Hospitais; Construção e Indústria; Comércio e Serviços; Centros de Formação.

Principais funcionalidades
Inserção de documentos facilitada
Um utilizador externo tem possibilidade de preencher templates de certos tipos de documentos, sendo no entanto os documentos, apresentados com recurso a tabs, de modo a tornar a sua associação mais intuitiva.
Assinatura digital com Cartão do Cidadão
É possível assinar documentos por assinatura digital recorrendo ao cartão do cidadão. Para este efeito, uma empresa necessita apenas de um leitor de cartões, da aplicação do cartão do cidadão e do titular do cartão. Ao inserir o cartão, os certificados serão registados automaticamente o que possibilita a posterior assinatura de documentos electrónicos.
Filtro de pesquisa avançada
Permite ao utilizador da Gestão Documental VerdeData efectuar uma pesquisa de acordo com os dados que pretende e os resultados da pesquisa são filtrados consoante as permissões de cada utilizador.
Gestão de workflows virtuais baseados nos workflows existentes na Gestão Documental VerdeData
Para cada workflow existente na Gestão Documental será necessário configurar a informação (etapas, descrições, comentários, etc.) que será visível a utilizadores externos que acedam a esta funcionalidade a partir do portal. Para isso, pode ser criado um workflow virtual – que será idêntico ao workflow original criado na Gestão Documental – mas com informação disponibilizada limitada.
Criação de um único repositório para toda a informação
Gestão documental e Processos de Qualidade
Digitalização, registo e gestão de toda a correspondência enviada e recebida (cartas, faxes, e-mails, etc.)
Normalização dos layouts dos documentos

Factor decisivo:
Acelera os processos de tomada de decisão.
Poupa tempo.
Reduz custos operacionais e gastos com arquivos físicos.

Inovar:
Primeiro GED do mundo que sincroniza com uma central de comunicações unificadas
Plataforma externa – Portal Público Seguro
Integra com várias aplicações de negócio (Primavera, PHC, Eticadata, Sage e CRM…)
Assinatura digital

VoiP | UCoiP

Comunicações por Voz, Vídeo, Fax, Mail, Web e Instant Messaging constituem o núcleo das comunicações de todas as empresas.
A VerdeData dispões de soluções baseadas no conceito UCoIP – Unified Communications over IP, respondendo aos desafios da mobilidade e da integração das comunicações empresariais. Soluções que se adaptam às suas necessidades com toda a flexibilidade e o mais baixo TCO (Custo Total de Propriedade).

Comunicação sem fronteiras
O serviço de Gateway VoIP encaminha as suas chamadas tanto para operadores VoIP como para os tradicionais operadores PSTN, de modo a optimizar os custos. Notará logo a diferença nos preços muitos mais baixos dos tarifários VoIP quando estabelece ligações com qualquer rede fixa ou móvel, independentemente do país. De facto, as chamadas para a rede telefónica pública serão sempre locais, qualquer que seja o destino da chamada. A acrescer a isto conseguirá também reduzir a zero os seus custos nas comunicações efectuadas entre servidores VoIP. Estes equipamentos podem também integrar com centrais telefónicas existentes, garantindo a compatibilidade com qualquer equipamento já instalado. Evita assim a compra de novos telefones e elimina a necessidade de adaptação súbita dos seus colaboradores a novas tecnologias.

Um PBX completo
A VerdeData dispões de equipamentos Voip que podem substituir por completo a central telefónica tradicional. Oferecemos uma gama de serviços que passam pela gestão de filas de espera, escalonamento, parqueamento e transferência de chamadas, incluindo musica de espera, bem como conferências de chamadas. Permite ainda a configuração de grupos de atendimento e classes de acesso. Com a funcionalidade DISA, acede às diversas funcionalidades de telefonia a partir de fora da organização como se estivesse a utilizar uma extensão interna, o que se traduz, por exemplo, em chamadas mais baratas ou acesso à caixa de mensagens a partir de qualquer lugar.

Desloca o escritório consigo
A funcionalidade de acesso remoto VPN SSL permite-lhe fazer chamadas em qualquer parte do Mundo como se estivesse dentro da empresa através de telemóveis com função wi-fi ou de um PC com ligação à Internet. As chamadas a custo zero daí resultantes significam um grande corte nas despesas associadas ao roaming.

Uma secretária sempre disponível
O Interactive Voice Response permite-lhe a disponibilidade permanente do seu atendimento. Através dos tons de teclado do telefone as pessoas que telefonam para a sua empresa podem aceder a várias opções pré-determinadas e obter as repostas que procuram na hora.

Presença activa na web também na telefonia
Poderá gerir de uma forma simples e segura todos os aspectos dos seus websites. De facto, tem disponível todos as tecnologias necessárias para criar sites dinâmicos com suporte a bases de dados. A VerdeData tem soluções que lhe possibilita ainda implementar um webphone nos seu site. Trata-se de uma ligação directa à sua empresa que tem como grande vantagem ser gratuita para si e para o seu cliente.

Fax à distância de um clique
O serviço Fax2Mail permite que um Fax seja recebido pela central Voip e encaminhado para um determinado endereço de email. Por sua vez, com o serviço Mail2Fax poderá enviar a partir de um cliente de email um ficheiro no formato PDF anexado para um número de Fax pretendido.
Envie SMS com o E-mail
O serviço Mail2SMS permite-lhe enviar mensagens para telemóveis através do seu e-mail. É simples, basta aceder ao seu webmail a partir de qualquer computador.

Gestão eficiente de E-mail e Webmail
O correio electrónico afirma-se cada vez mais como uma das ferramentas mais importantes na operação das empresas. Portanto, a sua gestão efectiva é fundamental para o seu sucesso. A solução unificada de comunicações da VerdeData ocupa-se da distribuição e filtragem dos emails que entram e saem da sua organização, centralizando os emails provenientes do ISP . O seu servidor de Webmail proporciona-lhe o acesso de uma forma segura ao seu correio electrónico a partir de qualquer lugar. Quando comparado com soluções como Exchange ou outras, o custo do licenciamento é muito inferior!

O Messenger torna-se profissional
As comunicações unificadas integram um servidor de Chat Profissional que proporciona à sua empresa um controlo completo sobre esta funcionalidade. Permite assim excluir utilizadores não desejados de estabelecerem contacto com os seus colaboradores.

Simplicidade no VoIP
Um único equipamento:
PBX IP
Media Gateway (interliga com PBX existentes e à rede PSTN)
Media Proxy
Firewall e VPN

Integração nativa
Gestão documental (iPortalDoc) para gravação das comunicações: chamadas, faxes, e-mails e conversas instantâneas.
CRM (SugarCRM, PHC CRM) para registo automático das comunicações.

Solução Escalável
Possibilidade de trabalhar em alta disponibilidade (cluster de IPBrick.GT)
Operação em modo distribuído: Funções de Comunicações Unificadas distribuídas por várias IPBrick.GT


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Contacte-nos hoje mesmo:
Tel: +351 253 310 260
Email: empresas@verdedata.pt
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